お身体が不自由な方でも参加可能な「テーラーメイド」サービス

丁寧なヒヤリングを通して参加者の方々に真にご満足いただけるイベントを!

医療関係の法人様が開催された1泊2日の交流会です。会員の方々は心臓に疾患を抱えており、会場に来て無事に帰ることそのものが大きなハードルという方もいらっしゃるとのことでした。そのため、どのようにすれば会員の方々に負担なくご来場いただけるか、綿密に企画を詰めていきました。

マックスパートがお手伝いさせていただくイベントは、とても多岐にわたります。会社としての一体感醸成を図る会、年に一度の会員交流会、団体内の表彰式など、参加者の方々の属性や会の目的はイベントそれぞれです。会の目的を100％達成することは難しい既製のイベントだからこそ丁寧なヒアリングを通じた「テーラーメイド」のサービスをご提供させていただきます。

会場へのアクセスをより簡便にするために、無料送迎バスを提供いたしました。なかには、疾患の特性から、動きが緩慢な方もいらっしゃるとのことだったので、送迎バスの配車時間を普段よりも長めに取るなど、バスの運行方法にも気を配りました。

参加者がお泊りになる客室はできるだけ低層階にできるよう、早いうちから関係各所と調整をしていきました。会場内にはエレベーターがあるとはいえ、移動量は少ないに越したことはありません。また、これに加えて、宿泊部屋を1部屋余分に用意し、保健室として活用できるようにするとともに、緊急車両用に駐車場も空きを1つ確保するなどの準備を進めました。

席の配置は、想像以上に会の雰囲気に影響を及ぼします。当初お客様は、開会式はスクール形式のレイアウトをし、その後シート配置を変更してグループごとの活動へ移る、という流れを考えられていました。しかし、スクール形式は1人のスピーカーに対して多人数が聞くという構図であるため、一体感の醸成には向かないことがあります。

ステージを囲むように島をいくつか配置し、会員の方々の参加意識をより高めてもらえるようにご提案いたしました。またこれにより、開会式からグループワークに移る際にもシートアレンジの変更が不要になり、より会の中身に集中いただけるようになりました。

グループワークのなかでは、参加者同士で自身の病気に関する体験を赤裸々に語っていただき、悩みの共有やアドバイスの交換をするという活動がありました。かなりプライベートな話をするため、大きな会場で「悩みを共有してください！」と言っても、他人の目が気になって萎縮してしまいます。そのためシートアレンジや会場セッティングは大変重要になると考えました。

開会式が行われた部屋とは異なる小さな部屋を複数用意し、プライベートな話をしやすい雰囲気を作り出しました。小部屋では机を取り払い、椅子のみを設置することで参加者同士の物理的な距離をつくらず親密な話をしやすくなるように工夫いたしました。

イベントごとに大きく異なる適切な下準備・会場の設定やシートアレンジ。今回は、お体に不自由のある参加者様にとって不安のないイベント運営を心がけました。詳細なヒアリングを通じてお客様のイベントの目的、お客様の特徴を深く理解し、参加者が会場にお越しになるところからイベントの中身まで、イベントの目的を100％達成できるよう「テーラーメイド」のサービスをご提供しているのです。

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