状況に合わせたご提案で満足度の高い研修を

化学製品の製造・販売を行っている会社様から、労働組合の定期大会の会場としてホテルフクラシア大阪ベイを利用したいとのご連絡をいただきました。以前、別の研修でご利用いただいた際の満足度の高さから、例年の会場を変更して今年はホテルフクラシア大阪ベイでとのご要望をいただいたものです。ご希望をいただいた会場がご用意できないために、他の会場での開催となりましたが。参加者の皆様にお喜びいただけるよう、積極的な解決策をご提案いたしました。

クライアント様からは定期大会を行える広い会場のほかに、懇親会の会場も利用したいとのご要望がありました。しかし、ご希望をいただいた会場は双方とも埋まっていたため、 900㎡の広さがあるコスモホールを二つに分けて、定期大会と懇親会の会場としてそれぞれを利用してはどうかとご提案いたしました。事務局様は入口側が懇親会場になることに多少のご懸念もあったようですが、定期大会終了後、懇親会までには30分しか空き時間がないため、入り口側で懇親会の準備を進めながら、奥側で定期大会を行うという形で話を進めていくことになりました。

会場配置について今一度考える

しかし、そもそものお客様のご要望は、別々の会場で定期大会と懇親会を行うことでした。これは、例年利用していた会場での実施であれば問題なく行えたことです。ご希望通りではない研修になってしまうようでは、ホテルフクラシア大阪ベイを選んでくださったそのお気持ちに応えることができません。そこで、一つの会場でもお客様に満足いただけるよう、今一度会場の配置について考えてみました。

定期大会の会場と懇親会会場、どちらを奥にするか

当初は定期大会終了から懇親会までの時間がないため、準備の時間も考え、懇親会の会場を手前にしようと考えていました。しかし、入り口は1カ所しかないため、パーテーションで区切ったとしても、参加者の皆様は懇親会の会場を通って定期大会の会場へと入ることになってしまいます。会場に入った途端、懇親会の円卓が並んでいるようでは、定期大会に集中できる環境をご提供できない可能性がありますし、お手洗いなどに立つ際も入り口側であるほうがスムーズに出入りが可能です。

問題点をクリアにする工夫

しかし、ご希望をいただいた会場は双方とも埋まっていたため、 900㎡の広さがあるコスモホールを二つに分けて、定期大会と懇親会の会場としてそれぞれを利用してはどうかとご提案いたしました。事務局様は入口側が懇親会場になることに多少のご懸念もあったようですが、定期大会終了後、懇親会までには30分しか空き時間がないため、入り口側で懇親会の準備を進めながら、奥側で定期大会を行うという形で話を進めていくことになりました。

マックスパートはこのように解決しました！

サービス担当者に相談をして、できる限りの準備を前日までに済ませておく
定期大会終了後から懇親会までの30分の空き時間は料理やドリンクを運ぶことに専念する
各テーブルへお持ちする料理を優先してサーブし、ビュッフェ料理は少しづつ出す

このような工夫をすることで奥側での懇親会開催も可能に！

このプランを実現するためには、参加者の方の動線とサービススタッフの動線が重ならないよう、事務局様にもお客様のご誘導などをお手伝いいただく必要があります。そこで、会場の前後を逆にするというご提案と共にお願いをしたところ、喜びと共に快くお引き受けくださり、会場の問題がクリアになりました。

パーテーションで区切っているとはいえ、奥側に懇親会会場が用意されていることは、参加者の皆様にもわかってしまうことです。会場に入った瞬間に新鮮な驚きを感じていただくためには、皆様の想像を超える懇親会会場を用意する必要があります。

通常の懇親会ではサイドブフェにすることが多いブフェ台を、見栄えの良いかぎ型に配置し、中心部に高さのある装飾を。
クロスの色も労働組合様のロゴマークの色に合わせるなどして、特別感を演出。
ロゴマークに非常に思い入れのあるとのことで、メニューのPOPをロゴマークを入れたデザインに変更。

ロゴマークを出した背景

前日に事務局様が見学にいらした際、これらの演出を大変お喜びくださり、それをきっかけにロゴマークの意味や由来を教えていただきました。皆様で作られた非常に思い入れのあるロゴだということでしたので、メニューのPOPにロゴマークを入れたデザインに変更したいと社内で相談、急きょメニューデザインの変更もご提案したところ、快諾いただいたのです。

参加者の方のなかには、POPを記念に持ち帰りたいと
おっしゃってくださる方もいらっしゃいました。
またお客様からは次の大会もホテルフクラシア大阪ベイで行いたいと
おっしゃってくださいました。館内のことを考えれば、当初の予定通りの配置での懇親会が
無難であったかもしれません。しかし、内部のことを考えて消極的になるのではなく、参加者の皆様にお喜びいただくためのサービスを積極的に考えたことで、より満足度の高い会場作りができたと感じています。