研修運営方法で悩んだときに試したい5つのテクニック
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2017/03/02 研修運営
研修運営方法で悩んだときに試したい5つのテクニック

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研修の開催が決まったら、まずは企画から考え始めるでしょう。
どんな研修内容にするのか、講師選びからプログラムの進め方まで、しっかりとした企画を作りこむべく準備を進めていくものですが、どんなにすばらしい企画ができ上がっても、当日の運営がうまくいかなければ台無しです。

企画と同様に大切な研修の運営方法。これまでの運営方法を踏襲していてもしっくりこない、もっとよい方法があるのではないか、社内から運営のクレームが入った……など、研修運営方法で悩んだとき、ぜひ試していただきたいテクニックを5つご紹介します。

運営方法を改善することで研修の効果がアップする可能性もあるでしょう。まずは、できることから、試してみては?

 

1.運営のチェックリストを作る

研修の運営には、多くのミッションがあります。たとえば、大きなところでは会場のレイアウトから、小さなところでは参加者の名札づくりまで。また、時系列的に見ても、なるべく早く決めておいたり、やっておいたりすることから、当日だけ必要なことまで。いくら毎年のように実施している研修だからといって、個人の記憶に頼って実施するにはあまりにも多くの事柄が研修の運営には関わってくるものです。

そこで、研修の運営に関わることをリストアップしチェックリストを作ることをおすすめします。こうすることで運営のミッションが明確になるので事前準備から当日運営までをスムーズに進められるでしょう。
受付まわり、研修会場といった必要なシーン別にリスト化するほか、時系列順に項目を並べていってもいいですね。

 

 時間軸で作成したいチェックリスト
運営でやっておくべきことの漏れを防ぐのに有効な方法は時間軸でチェックリストを作ってみること。
全体の流れを念頭に置きその時々で必要と思われることをリストアップしていきます。

開催が決まったらまず必要なのは会場選び、参加者の選定など。
会場が決まればレイアウトや会場内にある備品や機器、自分たちで準備すべきプレゼンテーションツールなどのすり合わせが必要になってきます。時系列で研修の運営を考えることで研修の全体像をイメージしやすくなるので、ぜひ取り入れて欲しい方法です。

 

 ブレーンストーミング会議でリストアップ
チェックリストを作るためのブレーンストーミング会議も有効です。運営担当の全員参加で行いランダムに必要と思われる項目をピックアップしていきます。この場合ほかの人がピックアップしたからと、発言を控える必要はありません。なぜその項目が必要なのか、研修開催理由そのものが運営を考えるきっかけにもなりうるからです。

また、二重三重のチェック機能を働かせることにもつながります。ラフなブレーンストーミングは、運営方法を劇的に進化させるアイデアが生まれるチャンスになるかもしれません!

 

2.宿泊研修なら、宿泊設備のついた会場を選ぶ

研修を運営する側の仕事は多岐にわたります。研修そのものの企画を実施する会場内運営から受付や休憩時間、昼食準備などです。さらに、宿泊型の研修ともなればホテルの手配や研修会場までの動線確保など、さらにミッションが増えることに!

チェックリストを作っても満足のいく運営にするには、相当な人員配置が必要でしょう。
そんな場合は、宿泊設備のついたホテルのような研修会場で実施も考えてみましょう。
運営サイドの仕事がシンプルになるだけでなく、参加者にとってもメリットが多い研修になるでしょう。

 

ホテルの研修会場は24時間使用可能、さまざまな研修プログラムにも対応!
また研修会場をホテルにすることで、実施コンテンツの幅を広げられるメリットがあります。

あらかじめ決められた知識を時間内に頭に入れる、インプット型のコンテンツをこなすのではなく受講者が自らの頭をひねって正解のない答えを導き出すようなアウトプット重視型のコンテンツを行う際は、決められた時間内に終わる保証はありません。納得いくまで考えるために、研修時間終了後も会場は開放して、考えたい議論したい場合もあるでしょう。そのようなとき、24時間使用可能であるホテルはとても利用しやすいといえます。

さらに研修開始前の早朝ミーティングや、さまざまな準備等で研修開始前に会場を使いたいというときも24時間使うことができれば安心です。時間を気にせず使えるホテルで実施することで、受講生が納得いくまで研修を取り組むことができ、そうした前向きな姿勢の後押しにもなります。

 

環境を変えることで増す集中力、良質な研修姿勢、新たな発想が期待できる!
自社以外のホテルのような会場で研修を行うことにより、得られるメリットが多くあります。

自社内では、自分のデスクが近いこともあり、取引先から電話がかかってくると途中で抜け出さなければならなかったり、部下や同僚に引き止められたり、なかなか研修に集中することができません。研修はOff-JTと呼ばれている通り、日ごろの業務から離れ、知識やノウハウのインプットや共有、アウトプットを通して次の日からの業務に生かせる学びを得る場所です。研修に集中してもらうために物理的な環境に気を遣うことは、準備のうえでとても大切なことだといえます。

ただしその際、外部会場であればどこでも良いというわけではありません。
ホテルであれば、日常と切り離された空間、きれいで開放的な会場なので、気分も変化し日ごろ出ないような意見のやりとりが期待できます。また日常の業務の延長ではなく特別な日だと認識されることで、研修へ向き合う姿勢も自然とできてきます。

 

3.企画と運営、2つのチームに分ける

研修開催までの期間が短かったら、思い切って企画と運営の2つのチームに分けて作業分担をしてみましょう。
企画チームはあくまでも研修の内容だけに専念し、より良い企画を作り上げるのがミッションです。運営チームは企画以外のすべてを担当することになります。

運営チームは、まずは企画内容に関わらない部分、会場との打ち合わせや当日タイムスケジュールの確認などから進めていきましょう。もちろんチェックリストの作成も含まれます。このとき運営チームの仕事をスムーズに進めるポイントは、企画チームとの情報共有です。

 

研修の運営成功のカギは情報共有
企画と運営の2チームに分かれることによってデメリットも生じます。それは情報の共有がしにくいことです。2チーム内でお互いの進行状況や、内容を把握しておくことが2チーム制運営成功のカギとなります。

そのためには、社内PCでチャットルームやメーリングリストを作ることで、情報共有の漏れがないようにします。スピード重視ならチャットが便利ですね。大きな研修で長い準備期間があるなら、たまには顔を合わせての打ち合わせもしましょう。2つのチームが強固な信頼関係で結ばれることで、業務もスムーズに進みます。

 

4.運営をプロに任せてみる

研修運営事務局のかゆいところに手が届くホテルライクなホスピタリティを受けられる研修会場を選びます。こうすることでプロのスタッフの助けを得ながら運営できるので、スムーズな研修が開催できるでしょう。

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研修事務局のかゆいところに手が届く、ホテルのホスピタリティ

研修を運営する事務局としては、お昼の食事や合間の休憩なども考えるべきポイントのひとつです。そんなとき、ホテルでの研修であれば会場の準備からお昼の手配、コーヒーブレイクのサービスなどもワンストップで提供してもらえます。

プログラムの中身や受講者の管理等に忙しい事務局にとってはありがたいサービスではないでしょうか。また気をつけないといけないのが備品の用意漏れです。細心の注意を払っていても、見落としてしまうこともあるでしょう。日ごろ、イベントで利用されているホテルであれば、さまざまな機器や備品の在庫がありますから、例えばプロジェクターを忘れてしまった、スピーカーを置いてきてしまったというようなときにでも、フロントに連絡をすればすぐに用意してもらうことができます。

研修事務局にとって、ホテルのサービスは痒いところに手が届く、何かあったときにも安心して対応してもらえる、心強い施設だといえるのではないでしょうか。何気ないフォローをしてくれるプロの運営は、次回の研修運営方法に取り入れてもいいでしょう。

それだけでなく、思い切って任せることで運営の負担を減らしたり、質を上げたりすることにつなげるのもオススメです。ホテルライクなプロの運営方法なら、研修参加者にとってもウエルカムなことではないでしょうか。

 

5.アンケートの実施で運営のバージョンアップを目指す

研修の運営でぜひ取り入れたいのが、アンケートの実施です。

アンケート項目には、企画内容についてだけでなく運営についても入れておきましょう。こうすることで次回の研修運営に社員の意見を反映させることができ、運営の質が上がります。

運営方法に悩んだときは、関係者同士で話し合うだけでなく参加者目線の意見を知ることのできるアンケートを実施しましょう。すでにアンケートを取り入れているなら、項目の見直しを図ってみてはどうでしょうか。 研修の運営をバージョンアップさせるポイントをアンケートから導き出すことも、試してみる価値のあるテクニックのひとつです。

 

現状を把握して次につなげるアンケート

アンケートの役割は、大勢に意見を聞き、それを取りまとめ、結果を確認したり方向性を導き出したりするためのものです。研修を開催しアンケートを実施することは、人事としての仕事を自分たち自身で評価することのできる絶好の機会。まだ実施していないなら、ぜひ次回の研修から実施しましょう。また、すでに実施していてもアンケート内容の見直しをすることも時には必要です。

単に聞きたいことだけを並べて漠然とアンケート用紙を作っても、次につながる回答を得られるわけではありません。アンケートを実施することで、どんな結果を得たいのかしっかり練ってから質問項目を設定しましょう。現状を徹底的に把握することから研修の改革は始まります。

 

社内研修で押さえておきたい設問

アンケートで知りたい情報を集めるためには、アンケートからどんなことを知りたいのか、目的をあらかじめ絞っておくと良いでしょう。

研修内容、会場、時間帯など、次回の開催に活かせそうな具体的な項目だけに絞ってアンケートを実施するのもひとつの方法です。何もかもと欲張らずに、潔く質問項目を削っていくぐらいのつもりで設問づくりに取り組みましょう。

 

アンケートの設問は答えを意識してつくる

知りたい内容の的を絞って、導き出される結果を意識しながら項目づくりをすると、次につながる評価のしやすいアンケートができます。

例えば、研修内容の良し悪しを判断したいなら、講師、テーマ、曜日、時間帯など、具体的な質問項目を挙げます。単に研修が良かったか、悪かったかの回答をしてもらうだけでは、アンケート結果から適切な答えを導き出すことができません。

また講師のどんなところが良かったのか、悪かったのかを具体的に判断するためには、声の大きさ、聴き取りやすさ、話のわかりやすさ、話す速度など、さらに絞った設問をする必要があります。改善点が把握しやすくなり、次回の研修を企画する際の具体的な指標になるでしょう。

 

回答率を上げるアンケートづくりのコツ

アンケートの書きやすさも意識して作成しましょう。まずは答えやすい質問から並べ、○か×をつける、1から5までの段階で評価するなど、当てはまるものを選ぶタイプが答えやすいアンケートです。オープンクエスチョンでフリーに書くような項目は、最後のほうに持ってきましょう。

また、あまりにも大量な質問項目は読むだけでも大変です。適度な分量の目安はA4サイズで1枚程度。設問数が少ないと回答率も上がります。

 

無記名式で回答率アップ

氏名や部署名など個人を特定できるような質問項目をつくらないのも、回答率アップのコツです。

正直な気持ちを書きやすくなるので、アンケート内容の精度が上がることにもつながるでしょう。

アンケート実施の目的が研修の効果測定なら、誰が回答したかは問題ではありません。より多くの回答が得られたほうが、効果測定の信用度も上がります。アンケート実施の目的をはっきりさせることは、このような項目内容の設定にも影響するので重要です。

 

スムーズな運営で実り多い研修を

研修というと企画内容にばかり注意が行きがちですが、運営こそが肝といっても過言ではありません。すばらしい企画を練っても運営がしっかりしていないと実現できないだけでなく、時間通りに終わらなかったり、進行のアクシデントにつながったり……。それだけに主催者側も運営方法には頭を悩ませるもの。

 

今回ご紹介した5つのテクニックは、シンプルながら、押さえておけば運営がスムーズになる方法です。やっていそうで、実はできていない運営の基本ともいえます。実り多い研修にするためにも、次回の運営は5つのテクニックから始めてみませんか?

 

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