研修会場は早めに確保!同じ会場での開催ならメリットも数倍!?
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2018/02/05 研修企画
研修会場は早めに確保!同じ会場での開催ならメリットも数倍!?

経験やスキルの異なる社員が共通のルールや目的の下で働くには、人事系研修を通して社員教育をすることが大切です。中途採用や臨時採用などを除き、たいていは4月入社に合わせて新人研修が始まるわけですが、企業によっては、階層別研修や昇格者研修なども、4月に入ってから年間のスケジュールを立ててしまいます。

会社によっては早い時期に会場を予約、効率よく研修を運営しようとするため、良い会場、人気の会場で実施したいなら、人事系研修には計画性が重要になってきます。なぜ会場確保は早いほうが良いのか、その秘密をひも解いていきましょう。さらに、研修によって会場を変えず、同じ会場で実施することのメリットについてもお伝えします。
 

社員教育・研修計画の設計と年間スケジュールの立て方

ほとんどの会社が4月を期初に設定、人事もそれに合わせて研修を組み込んでいきます。年間スケジュールを立てることで、1年を通した研修の流れを把握できるからです。必要な時期ごとに都度企画を立てるというのは、実は、とても効率の悪いこと。年間スケジュールを組むことで目標管理が明確になり、研修の効果測定もしやすくなるでしょう。

人材育成は経営戦略を実現するために欠かせません。実施にあたってどのように計画を立てれば良いのでしょうか? 計画設計から年間スケジュールの組み立て方、事前準備や研修当日の運営まで、研修担当者が行うべき業務のポイントを紹介します。
 
研修計画の設計で抑えておくべき求める人物像
研修を組むにあたって、経営戦略を実践するうえでどのような人材を必要としているのか、この人物像を明確にしておく必要があります。まずは自社が必要としている人材はどんな人物(求める人物像)なのか、そして現状の組織、人材レベルはどんな状態にあるのかを調べましょう。具体的には、経営トップへのインタビューや現場管理職、一般社員へのアンケート調査などの実施やその分析です。そうして理想の姿と現状を照らし合わせることで、足りていない能力や、今後求められる能力などとのギャップが見えてきます。

必要な能力や資質の開発を行うにあたって、どのような手段があるのか、研修で強化できるものはあるのか、研修で強化できそうであればどのようなコンテンツが有効なのか、ここまで考えて研修のプランニングを行えば、良い企画、研修計画ができます。
 
年間スケジュールを立てる際は実施時期が決まっているものから
研修企画を立てる際、はじめに行うべきは研修予算の確保です。会社の事業計画や例年の研修費用から、今年の研修の予算を確保していきます。次に、現状の組織について調査分析した結果、どのような研修を実施していくことが有効なのか、研修の対象となる階層や部署、テーマ、スケジュールを考えていきます。

企業では年間を通して、新入社員研修や新任管理職研修など、必須な研修があります。この場合、その時期にしか行えないもののスケジュールを先に決めてしまいましょう。その際、多くの人に参加して欲しい研修なら会社の繁忙期を避けて組んでいくようにします。
 
研修準備を行う研修事務局としての役割
研修の計画を立て、いざ実施というフェーズになれば、今度は企画から研修事務局として運用を行っていかなければなりません。研修実施を外部の業者に依頼する際は、研修プログラムを設計した際の目的や意図などが研修会社にきちんと伝わっているか、また、受講者のレベルと合っているのかなどを確認します。あわせてテキスト類に不適切な表現が入っていないか、誤字はないかなど実施前に確認しておきます。

次に、受講対象者への連絡を行います。実施日時や会場はもちろん、事前課題があれば、早いタイミングで伝えておくことでスムーズな事前準備ができます。また、研修プログラムによっては、対象者のチームメンバーへの協力を仰ぐような場合もあるでしょう。こうした場合は、具体的に行ってもらいたい要望をまとめて事前に共有しておくことも必要です。

実施当日は、受講対象者の出欠のチェック、研修運営の補助や、プログラムの進行や内容に企画時と相違がないかを確認します。研修終了後のアンケートの実施や事後課題などがある場合は、提出期限などを研修終了時にアナウンスします。また、次回にむけて受講者から提出されたアンケートの集計や実施後の研修講師との振り返りを通じて、今回の研修の評価と改善点や方向性の確認を行うことも忘れてはいけない大切な業務だといえます。
 

人気の日程には申し込みが集中する

研修には人気の時期があります。4月からの年間スケジュールを考えると、この時までにはこの研修を済ませておきたい、という時期が重複してしまうからです。新入社員のフォローアップ研修なら、夏休みに入る前、9月末の上期の終わり、10月初旬の下期の始まり、そして、期末の3月は特に研修が集中しやすい時期です。

また、曜日で見ると、週の前半より後半が多いです。週初めは、部会や課会、その週の計画など実務で必要な会議があり、こうした会議と研修を重ねないための配慮です。また、宿泊を伴う研修なら週末を絡めた日程が人気です。このように申し込みの集中しやすい日程があるので、年間スケジュールを組んで早めに会場予約をしておく必要があります。
 

会場選びも研修企画の大事なポイント

会場を早く抑えるのは日程のためだけではありません。使い勝手の良い会場ほど人気があり、早く埋まってしまうからです。そのため、研修開催にあたっては、日程や企画内容だけでなく、会場選びも大事なポイントになってきます。研修開催に不便な会場では、運営サイドにかかる負担も倍増です。

交通の便の良さ、必要な設備、大小さまざまな会議室、ホワイエなど会場スペースの使い勝手の良さ、ケータリングや宿泊など、研修に必要なものがすべてある会場はそれだけ人気があり、早々に予約で埋まってしまいます。
 

同一会場での実施がオススメ!

会場は早めの確保もさることながら、賢い運営のコツとしては同一会場での実施があります。研修ごとに会場を変えるのではなく、すべての研修を同じ会場で実施するのです。同一会場での研修実施で得られるメリットとはなんでしょうか?
 
メリット1:すべての手配がワンストップサービス
研修の実施にあたり、実施場所となる会場の担当者との打ち合わせは必須です。研修にまつわるありとあらゆる情報を共有することになります。このとき、初回研修から次々と開催される研修について、それぞれ異なる会場担当者と情報共有を図るとなると、何度も同じことを伝えることになるでしょう。同一会場での実施なら、1度共有した情報を何度も言う必要はありません。すべての研修の手配が、ワンストップサービスで行われます。
 
メリット2:研修の実施情報が次回に共有される
研修を開催したら、その情報が次回の研修開催時に共有されるのもメリットです。会場の広さは研修内容や参加人数に対して適当だったか、テーブルやイスの配置、ケータリングで人気のあった料理、逆に余った料理など、研修を実施することで明らかになることもあります。こうしたことを、次回の研修開催時にしっかりと活かせます。
 
メリット3:ボリュームディスカウントも⁉
研修会場によっては、会場費のボリュームディスカウントがあります。1回ごとに異なる会場で実施しては、こうしたメリットを享受できません。年間スケジュールに基づき、4回、5回と同じ会場で実施、一括予約を入れることで、人気日程を確保できるだけでなく、金額的なメリットもあるのでオトクです。
 

会場と宿泊施設を同時に確保する難しさ

研修の熱気を連続して保てる宿泊型研修は、人事系研修に採り入れたいものです。宿泊を伴う研修の場合、研修会場だけでなくホテルも同時に確保する必要があります。宿泊施設がバラバラになると、運営サイドの手間も2倍3倍になってしまいます。

しかし、会場を研修特化型ホテルにすると、こうしたわずらわしさから解放されます。宿泊研修に対するあらゆるサポートを受けられるため、事務局も安心でしょう。研修特化型ホテルは、数が限られています。環境やコミュニケーションを含めた宿泊型研修の概要と、研修を「研修特化型ホテル」で実施するメリットとはなんでしょう。

 
宿泊型研修とは?概要とメリット
宿泊型研修とは、宿泊を伴う研修のことで、研修期間中は会場に、参加者や場合によっては講師も宿泊します。「移動の手間がかからない」「研修以外の時間も参加者同士がともに過ごせる」といった、さまざまなメリットがあります。

また、宿泊型研修では幅広い内容での研修が実施されています。ホテルフクラシア大阪ベイの実績によると、「新入社員研修」が約58.3%、「年次別研修」が約32.0%、「新任管理職研修」が約27.2%、「経営幹部、役員向け研修」が約22.3%。内容に縛られず、さまざまな内容で利用されていることがわかります。
 
宿泊型研修で行えるコミュニケーションの例
宿泊型研修では、研修時間以外の休憩時間や食事、夜のくつろぎの時間など、すべての時間を参加者がともに過ごします。そのため、参加者同士の交流のきっかけが生まれやすいのも大きなメリットでしょう。
また、研修後は会場に宿泊しますから、夜の懇親会も開きやすく、ゆっくり話し合うことが可能になります。
 
明確な目的があるため話題が弾みやすい
宿泊型研修は同じ宿泊でも慰安目的で行われる社員旅行とは違います。宿泊型研修では、「自分の知識を高める」という明確な目的があるのです。同じ目的のために集まりますから、自然と共通の話題も生まれるでしょう。それに、普段はあまり話さない部署や役職の人同士も話しやすくなりますので、より会話も弾みます。
 
研修効果の向上に欠かせない「環境」
研修への参加を促すために、いかに参加者をやる気にさせるか、前向きに取り組ませるかを考えるうえで、研修方法や会場選びは大きなポイントです。そのような意味でも、日ごろよく使う会議室ではなく、研修特化型ホテルを会場として選択するとよいでしょう。事務局はサポートが得られ、参加者は集中力が増加します。
 
研修効果が上がる環境の具体例
研修特化型ホテルであれば、研修中は研修に集中し、研修以外は日常と切り離された空間、きれいで開放的な会場で過ごせるため気分が変化します。これにより、日ごろ出ないような意見のやりとりも期待できるでしょう。また、日常業務の延長ではなく特別な日だと認識されることで、研修へ向き合う姿勢も自然とできあがります。
 
宿泊研修の会場を研修特化型ホテルにするメリット8点
宿泊型研修の会場を研修特化型ホテルにすることで、メリットが得られます。サポートや設備、食事やそのほかの場面から紹介いたします。

1. コンシェルジュとアテンダントによるきめ細かなサポート
事務局だけで研修の企画や運営のすべてを行うとなると、負担が大きく、難しい場面も多々あります。しかし、研修特化型ホテルの場合、コンシェルジュとアテンダントによるきめ細かなサポートを受けられるので安心です。
セミナーコンシェルジュは、プランニング、手配、資料作成、運営作業をサポートします。それだけでなく、企画で困ったときやアイデアに詰まったとき、相談に乗ってもらうことも可能です。

セミナーアテンダントは、レイアウト、設営、清掃、備品といった会場に関することをサポートしてくれます。会場をすみずみまできちんと整えてくれますので、清潔感あふれる会場で研修を進めることができるのです。

2. 小規模から大規模まで会議室は多種多様
研修特化型ホテルは会議室の種類が豊富です。そのため、多種多様な使い方ができます。例えば、個別やグループに分かれての研修、ある程度人数がまとまった形での講義など、あらゆる場面に対応できるでしょう。

3. 多目的ホールだからこそできるイベントの開催
研修によっては、大きなイベントを組み込むこともあるでしょう。ホテルでは多目的ホールが存在するため、こうしたイベントの開催も安心です。
さらに、立食パーティーや歓迎会など懇親会の場としても活用できます。多彩な料理に映像や演出を組み合わせれば、より特別な空間が生まれるでしょう。参加者にとっても思い出深い研修になります。

4. 食事や休憩も幅広くカバー
研修特化型ホテルの場合、会場の準備から食事の手配、コーヒーブレイクのサービスなどもワンストップで提供してもらえます。食事スタイルは、バイキング、フル、セルフと充実しています。
また、参加者の体調やアレルギーに合わせた対応も可能です。急に具合が悪くなったり、体質でどうしても食べられないものがあったりということもあるでしょう。その点までカバーしてくれるのです。

5. じっくり休めるプライベートスペースも充実
研修に集中するうえで、参加者がじっくり休める環境も重要な要素です。客室は、参加者のプライベートスペースにもなり、部屋の種類もシングル、ツイン、デラックスツイン、ダブルなどがありますから、参加者のタイプに合わせて客室を手配することが容易です。

6. 研修の延長もスムーズ
参加者自ら考えて答えを導き出すアウトプット重視型のコンテンツですと、決められた時間内に終わる保証はありません。納得いくまで考えるため、研修時間終了後も、会場を開放して考えたり議論したりする場合も多々あります。このようなとき、24時間利用可能である研修特化型ホテルはとても利用しやすいのです。

7. 時間外利用でも安心
研修開始前の早朝ミーティングや、さまざまな準備などで研修開始前に会場を使いたい場合もあります。研修特化型ホテルなら、24時間利用できるため安心です。また、研修特化型ホテルの場合は体制が整っていますから利用もスムーズですし、時間を気にせず使えます。

8. 備品の用意漏れにも対応可
気をつけないといけないのが備品の用意漏れです。細心の注意を払っても、見落としてしまうことがあります。しかし、研修に特化したホテルなら、さまざまな機器や備品の在庫がありますので安心です。プロジェクターを忘れた、スピーカーを置いてきた、ペンが足りない、というときも、フロントに連絡をすれば、すぐに用意してもらえます。
 

早めの予約でメリットの多い研修を!

このように、研修会場は早めに予約するに越したことはありません。研修が集中しそうな日程を抑えられるだけでなく、人気のある会場も確保しやすくなるでしょう。さらに、同一会場での実施なら、会場費のディスカウントや情報共有の簡便さといった多くのメリットも受けられます。研修は年間スケジュールを早めに立てて、まずは会場の予約をしてしまうことをオススメします。

参考:
社員教育・研修計画の設計と年間スケジュールの立て方|ホテルフクラシア大阪ベイ
宿泊型研修はメリット豊富! 会場を研修特化型ホテルにするとさらに効果が向上!|ホテルフクラシア大阪ベイ

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