【経営会議・キックオフ】宿泊型会議で新年度への意欲を高める!
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2018/03/02 研修企画
【経営会議・キックオフ】宿泊型会議で新年度への意欲を高める!

春や秋に期初を迎える企業では、その季節に合わせて経営方針策定会議を行う企業も多いことでしょう。
また、新プロジェクトが発足する際には、キックオフを行うというケースも多々あるかと思います。
このような、経営者や経営に関わるメンバー、また、プロジェクトの核を担う重要なメンバーが集う会議を「宿泊型」で行うことに大きなメリットがあることはご存知でしょうか。

宿泊型会議やキックオフがどのような点で優れているのかご説明します。
 

そもそも宿泊型会議とは?

宿泊型会議とは、ホテルなどへの宿泊をともなって行われる会議のことです。

例えば全国の支社から支社長が集まる会議や、複数の事業所からプロジェクトメンバーが集まる会議においては、宿泊をともなって開催するというケースがよく見られます。
また、このような場合以外でも、数日間にわたって集中して会議を行うことができるというメリットがあることから、短期間で集中的な議論を行う必要がある会議には宿泊型が適しています。
 

経営方針策定会議を行う必要は本当にあるのか

経営方針策定会議を「毎年行っているから」という理由だけで開催していないでしょうか。ただ漫然と開催しているだけでは、会議の効果を高めることはできません。経営方針策定会議は、しっかり目的を見据えたうえで、万全の準備を整えて行いましょう。

経営方針策定会議の目的は、資金状況や従業員の状況、業界の動向などを鑑みたうえで、改めて企業の置かれた現状を確認し、来期に向けた経営戦略を練ることです。経営方針がしっかり定まっていなければ、企業活動がうまくいくことは難しいでしょう。経営方針策定会議は、企業の1年の目標とそこまでの道筋を定める大切な場なのです。

また、新しい期に向けて経営陣の意欲を高めていくためにも、経営方針策定会議は効果的です。それぞれの場所で力を発揮していくためにも、節目節目で顔を合わせて、モチベーションを高めていきましょう。
 

キックオフを対面で行うメリット

IT機器やネットワークの発達した昨今では、気軽に遠方の人と打ち合わせができるようになりました。メールやチャットはもちろん、映像を介してその場にいるかのようなWEB会議を行うことも容易です。WEB会議は、参加者がひとところに集まる必要がないため、コスト削減や工数削減にも大いに役立ちます。

しかし、新しいプロジェクトが始まる際のキックオフに関していえば、WEB会議で済ませてしまうというのは少し問題があるといえるでしょう。なぜなら、プロジェクトの成功のためにはメンバー間の意思疎通や忌憚のないやりとりが必須だからです。
キックオフのタイミングで、プロジェクトメンバーが一度顔を合わせて話をしておくことで、その後のやりとりは各段にスムーズになるはずです。文字だけ、あるいは映像だけで相対していたころに比べて、実際に会ったことがある人に対しては特別な親しみを感じるはずです。また、その人の持つ雰囲気や話し方の特徴なども知ることができるため、発言に対して、その言葉の真意をつかみやすくなるというメリットもあります。

さらに、プロジェクトメンバーが集まってキックオフを行うというのは、その後の意欲向上にも役立ちます。「このメンバーでプロジェクトを成功させる」という自覚を強めるという意味でも、対面でのキックオフには大きな意味があるのです。
 

宿泊型会議のメリットとデメリット

こうしたそれぞれの会議の性質を踏まえ、経営会議やキックオフで宿泊型会議を行うメリットとデメリットについて考えてみましょう。両面から特徴を理解しておくことで、メリットを生かし、デメリットを排した宿泊型会議を開催できるようになります。
 
◆ メリット
宿泊型会議の一番のメリットは、ほかの差し込み業務が入ってしまわないということです。社内で会議を行っていると、つい別の仕事に気を取られたり、電話が入ってしまったりということがあります。その点、外部施設を利用した宿泊型会議であれば、議題だけに集中した時間を過ごすことができるのです。

この、「外部開催」という面には、もうひとつメリットがあります。それが、「フレッシュな気持ちで取り組める」ということです。特に経営陣が集まる経営会議や、プロジェクトの最初に行われるキックオフでは、「新たな気持ちで前向きに頑張っていこう」という意欲が大切になります。普段とは異なる環境に置かれることで、こうした気持ちを高めることができるでしょう。

宿泊型会議のメリットには、「宿泊をともなう」という特徴によるものもあります。自社で会議を行う場合、会議後に懇親会を行うとなると、会場まで移動をしなければならなかったり、遠方からの参加者の帰りの足が気になってしまったりといった問題が発生します。宿泊型会議であれば、参加者は皆同じ場所で宿泊することになるため、時間を気にせず存分に交流を深めることができます。

また、同じ建物内で寝食をともにするということは、特別な連帯感を生む行為でもあります。企業経営やプロジェクトを成功に導くためには、メンバー同士の結束も大切です。宿泊型会議は、ビジネス面での利便性が高いというだけでなく、参加者同士の絆を深める役割も果たすものなのです。
 
◆ デメリット
宿泊型会議のデメリットとして、「手配や準備の煩雑さ」があげられます。

宿泊型会議をスムーズに執り行うためには、事前の準備や手配が必須ですが、そもそも、宿泊型会議を行うということは、ある程度長時間の会議を行うことになるということでもあります。そのため、長時間会議室を押さえる必要があるのはもちろん、資料や機材の準備、空調の管理、飲み物や昼食の準備など、必要な準備は多岐にわたってしまいます。

それに加えて、宿泊もともなうとなると、ホテルの手配や会議会場からホテルまでのアクセス手段、参加者の誘導なども必要になるでしょう。懇親会を行う場合は、会議室、懇親会、ホテルと3つの会場の手配を行わなければならない可能性もあります。
このように、宿泊型研修には、準備段階における幹事の負担が非常に大きいという難点があります。こうしたデメリットを改善するためにはどうすればよいのでしょうか。
 

宿泊会議に役立つ設備やサービス

宿泊会議を行う際、あると便利なサービスについて、項目別にご説明しましょう。
 
・応用が効く会議室
100平方メートルの会議室がひとつあるだけでは、少人数の会議に対応することができません。また、小規模の会議室がいくらたくさんあったとしても、大人数が集まる大規模キックオフでは利用できないでしょう。
そのときどきの会議規模に合わせて新規に会場を探すとなると、負担は大きくなってしまいます。どのような会議規模にも対応できる複数の会議室を持った施設を利用するのがおすすめです。
 
・会議室併設型のホテル
会議室とホテルの距離が離れていると、参加者は会議が終わってからホテルまで移動しなければなりません。雨が降っていたり、夜間になったりした場合、これは非常に面倒なことです。移動中の事故や道に迷うリスクなどを考えても、会議室を併設しているホテルを利用して会議を行うのがよいでしょう。
 
・受付サービス
参加者が多人数に及ぶ会議を執り行う場合、参加者の受付を行うだけでも、大変な労力がかかってしまいます。また、受付をスピーディーに済ませることができなければ、その分会議のスケジュールが後ろにずれてしまうことになります。このような事態を避けるためには、受付ノウハウを持ったホテル側のスタッフが受付代行をしてくれるサービスを利用するのが便利です。
 
・アクセスの良さ
遠方からの参加者は、その土地の地理に詳しくないことが予想されます。駅から遠い施設を利用すると、道に迷ってしまう恐れもありますし、ただでさえ長距離を移動してきた参加者に余計な負担をかけてしまいます。
また、いくら駅から近くても、その駅が空港や新幹線の駅から遠すぎる場合、あまりよい立地だとはいえません。遠方からやってくる参加者の負担にならない立地の施設を選択しましょう。
 
・食事サービス
食事は、多くの方に共通の「楽しみ」のひとつです。会議のついでに食べる食事や、懇親会のために用意されたありきたりな食事ではなく、「楽しみ」と感じられるような、温かくておいしい料理を用意しましょう。おいしい食事は、会話の糸口にもなるものですし、参加者のモチベーションアップにも役立ちます。
 
・参加者の誘導サービス
宿泊会議中の参加者は、会議室から懇親会会場、ホテルの部屋など、いくつもの場所を移動することになります。これらの誘導や位置説明に人員を割かれてしまうと、会議運営スタッフの負担はそれだけ大きくなるでしょう。
会場側で、誘導をしたり見取り図を配布したりしてくれる施設を利用すれば、このような負担を軽減させることができます。


 

宿泊会議はホテルフクラシア大阪ベイで

前項でご紹介したサービスは、すべてホテルフクラシア大阪ベイでご用意しているものです。上記のほかにも、ホテルフクラシア大阪ベイでは、次のようなサービスをご利用いただくことができます。
 
・360度の大画面スクリーン(ザ・コスモホール)
正面に500インチ、会場内360度スクリーンでは、状況に応じてさまざまな演出を行えます。参加者の気持ちを盛り上げたり、会議中と休憩中の切り替えに使ったりと、その用途は多岐にわたります。
 
・担当者による会議バックアップ
会議の目的や参加者の特徴をヒアリングしたうえで、会議開催のノウハウに長けた専任担当者がしっかりバックアップを行います。希望を叶えるだけでなく、よりよい会議にできるような提案も積極的に行っていきますから、会議のとりまとめに不安がある方でも、安心して当日をお迎えいただけます。
 
・オリジナル食事メニュー
味はもちろん、華やかな盛り付けやお料理の温度にまで気を配ったメニューを提供しています。また、シェフによる料理パフォーマンスやイベント内容に合わせたオリジナルメニュー作成なども行い、懇親会の盛り上がりをサポートします。
 
・追加費用なしで利用できる各種サービス
高速インターネット回線やLANケーブル、机、椅子などは追加料金なしで利用できます。会議に必要なものはすべて一律料金内で揃うため、「追加料金があれこれかかったせいで、最終的な金額が跳ねあがってしまった」という心配がありません。
 
・自由度の高い演出
ホテルでの集まりでは、会場の制約が多く、希望通りの演出ができないケースがあります。その点、ホテルフクラシア大阪ベイでは会場の制限が少なく、自由度の高い演出が可能です。
 
・前日設営
大規模な会議や宿泊型研修では、事前準備が大切です。ホテルフクラシア大阪ベイでは、前日設営を無料でご利用いただけるため、余裕を持った準備ができます。
 
・屋外を利用することも
会議や懇親会を屋内でのみ行っていると、だんだんと閉塞感に包まれてしまうことがあります。ホテルフクラシア大阪ベイには、青空のもとでバーベキューやガーデンパーティが楽しめる「ザ・テラス」のご用意があります。参加者同士の交流を深めるという意味でも、すがすがしい空のもとで会話に花を咲かせるのは効果的なのではないでしょうか。

このように、ホテルフクラシア大阪ベイには、宿泊会議をスムーズに執り行うために必要なノウハウやサービスが揃っています。「こんなことはできるかな?」「こんなサービスは受けられるのか?」など、気になることはなんでもご相談ください。
 

経営者こそ宿泊型会議を!

「宿泊会議」や「宿泊研修」は、新入社員研修や、研修旅行などに利用されるイメージが強いものかもしれません。しかし、これらの研修で宿泊型が多く利用されているのは、「集中して勉強に取り組めるから」という理由や、「参加者同士の横のつながりを強めていきやすいから」といった理由からでしょう。
そう考えると、まさに「集中して会議に取り組むべき」経営方針策定会議や、「横のつながりを強めることが成功につながる」キックオフなどでも、宿泊型会議が役立つといえるのではないでしょうか。

また、「会議」という場だけでなく、レクリエーション色の強い「キックオフイベント」や「交流イベント」としても、宿泊型会議は優れています。夜の時間や2日目の時間などを活用して、単なる懇親会にとどまらない、参加者同士のつながりを密にできるイベントを開催してみてはいかがでしょうか。

経営方針策定会議やキックオフを充実したものにするためにも、ぜひ宿泊型会議を取り入れてみてください。「非日常の豪華な空間で会議を行う」ということだけでも、大きな刺激につながるはずです。
 
参考:
方針発表会でのご利用|ホテルフクラシア大阪ベイ
大規模ホールでキックオフを行う5つのメリット|ホテルフクラシア大阪ベイ
イベント運営を充実させるすべてがそろう!「ザ・コスモホール」を大解剖|ホテルフクラシア大阪ベイ
企業イベントなら専門施設「ザ・コスモホール」がオススメ!その強みと活用のコツ|ホテルフクラシア大阪ベイ

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