なるべく楽する！幹事の仕事を簡略化する４つのコツ

イベント規模にもよりますが、幹事の仕事を一人でこなすのは大変なもの。会場の選定から企画の立案・実行まで幅広い仕事があり、一人ではとても手が回らない場合もあるでしょう。そんなときは、社内の人間をうまく巻き込んでしまうのがコツ。幹事を引き受けるのは嫌だけど、スポットで手伝うだけなら協力するという人は意外といるものです。

うまく社内の人間を巻き込むポイントは、ずばり人選。適任者に無理のない範囲で仕事を頼むことで、自分の負担を軽くすることができます。アイデアが欲しいなら発想力や想像力の豊かな人に頼み込む、備品などの準備なら総務の人に任せてしまうなど、得意分野を持っている人に依頼すると引き受けてもらいやすいでしょう。

とはいえ依頼した仕事が負担になっていないか細やかに確認し、気配りを見せることが大切です。

情報収集はできるだけ手間をかけずに行い、効率よく時間を使いたいところ。欲しい情報を的確に教えてくれる存在といえば、間違いなく前回の幹事です。参加する顔ぶれが同じなら、喜ばれるポイントやNG事項などは前回の幹事に聞けばだいたいのことは把握可能。無駄のない作業のためにも、前回の幹事に引き継ぎをお願いしましょう。

前回の反省点や経験者ならではのアドバイスを聞くことで、イベントを成功に早く近づくことができます。過去のイベント内容やトラブルなどについてしっかりヒアリングしておけば、企画がかぶったり、トラブルを繰り返したりすることもありません。

参加者にアレルギーのいる人がいれば、食事での配慮が必要です。過去にそうしたケースがなかったとしても、参加者には必ずアレルギーの有無を確認しましょう。

また、上司のお酒の好みも覚えておきたいポイントのひとつ。好みにあったお酒を用意しておくと、手際の良さが認められる可能性もあります。コンパニオンの利用や車の手配の有無など細かな部分も聞いておくとよいでしょう。

「あれもやりたい、これもやりたい」とう社内の声をなるべく叶えるのも幹事の腕の見せどころ。できるだけ多くの要望を聞き入れるためにも、相談に乗ってくれるスタッフがいる会場や、要望に合わせて柔軟に対応してくれる会場を選ぶことが大切です。
イベント会場で人気のホテルは、実際に利用すると難しい面も。企画を実現するために必要な機材に関して、オプション料金や持ち込みの可否などでいちいち交渉が発生することになります。

すると、幹事のストレスがたまるだけでなく、予算も膨らみがちに。ホールの設備が一通りそろっていて、プラン内に料金が組み込まれた会場を選び、安心して準備を進めたいですね。