ご利用事例｜周年イベント｜ホテルでのパーティー・宴会なら

ケース周年イベント
社員をねぎらい、次の１０年を歩んでいきたい。

そんな機械部品メーカーが選択した３０周年イベントとは？

はじめに

30周年を迎える従業員400名の機械部品メーカーのお客様。社員一致団結して、次の10年を切り開いていくためにも、周年イベントを活用し、みんなの士気を高めたいというご要望でした。

ならば「華やかなイベントが良いだろう」というお考えまではあったのですが、今回のご担当者は初めて大役を仰せつかった20代後半の社員ということもあり、「どんな手順で進めればよいかわからない」「どんな企画を立てれば良いかアイデアもない」、というお悩みをお持ちでした。

「10年前にも周年イベントを開催したのですが、前任者は既に退職し、当時の詳しい内容を知る者がいない」という状況で、社内で情報や経験がシェアされていない、という問題もあるなかでのお問合せでした。

ヒアリング

社長自らがホストになり、社員をねぎらいたい

まず「華やかさ」を追求してみたが…

当初は単純に「ワイワイ楽しく盛り上がろう」という主旨のアイデアが出されたのですが、この会社の平均年齢は30代後半、しかも社長を筆頭に社員には技術者が多く、営業系の企業にウケる企画は反応もイマイチ。「もっと社風にあった企画はないか？」ということで再度コンセプトから見直すことになりました。

そうだ。社長の想いを形にしよう

担当者の方とミーティングを重ねる中で、何度も出てきたのが「社長自らがホストになり、社員をねぎらいたい」というコメントでした。そこで「ねぎらい」という言葉や「次の10年を共に歩む」という想いを元に再度プランニング。「盛り上げ」「華やか」から「感動」「感謝」「心温まる」にシフトして企画を構想しました。

ご提案

パパやママはカッコいい！社員の家族も参加する
「ファミリー周年イベント」に決定！

「社員が頑張れるのは、家族がいてこそ。心から社員をねぎらうのであれば、ご家族も一緒にねぎらおう」という考えから練り上げた企画です。

社員のご家族やお子様に心から楽しんでいただくことで、にぎやかさを演出。イベントとしての華をそえつつも、
頑張っているパパやママの活躍ぶりを家族に伝えることで、パパやママの良さを見直す場にしようという狙いがありました。

企画①社員を褒めたたえ、ヒーロー・ヒロインに

「パパやママの功績や苦労話」をスライドや映像で社長が発表。家族に仕事を頑張るパパやママの姿を巨大スクリーンで見せることで、会場は感動の渦に。心温まる場になりました。

企画②飽きさせない工夫を満載

間の空きがちなビンゴ大会ではなく、全員が参加できるクイズ形式のゲーム大会を中心に実施。
賞品数を増やし、できるだけ多くの参加者に行き渡るよう配慮しました。
子供たち向けには、会社で作っている製品を使ったゲーム大会やクイズ大会も織り交ぜました。
別室でベビーシッターを利用し、小さなお子様をお預かり。気兼ねなく参加できる状況を作りました。

企画③「創業時の想いを社員と共有」する演出

映像などで「社史」「創業ヒストリー」を流し、創業当初の理念や苦労を社員全員で共有しました。

企画④周年にちなんだ演出で印象付ける

「設立30周年イベント」を印象付けるため、30年前に流行したグッズや写真の装飾ディスプレイを会場に施しました。
「30」という形をモチーフにした「ケーキ」でちょっとしたサプライズを演出しました。

企画⑤お土産や記念品にも「らしさ」を

もらって嬉しく、主催者の気持ちやセンスが感じられる品であると共に「周年ならではの工夫」を凝らした内容を一緒に考えました。

「30」にちなんだお土産（ノベルティ）を準備してお渡ししました。例）30年前製造のワイン。

子供たちには「部品を使ってモノを作るワークショップ」を開催し、自分で作ったものをお土産にしました。

企画⑥お食事で盛り上げる

ホテルシェフによる実演料理（鉄板焼きステーキや寿司、まぐろの解体ショー）を取り入れ会場に華を添えた演出で会場は大盛り上がり。

ケーキバイキングを取り入れ、奥様などの女性陣やお子様にも好評でした。

会社と社員、
家族の心が一つになった！

特に社長が発表したパパやママ社員の活躍を紹介するプログラムは感動の渦。400人の社員をまんべんなく紹介するため、部署単位での紹介も多かったのですが、映像やスライドを織り交ぜることで、不公平感はありませんでした。

単純に「頑張ろう」ではなく、社員の努力を皆で称えることで、本人や周りが自然と頑張ろうと思える、そんな演出に、社長のみならず参加した社員や家族の満足度も非常に高いものになりました。

企画のポイント

ターゲットによって演出を変える

イベントの対象者がお客様、あるいは社員なのか？それともその家族なのかによって、進行プログラムや演出、さらには記念品やお土産（引き出物）までその内容は大きく変わります。また参加者の年齢層や性別によってもアプローチが異なります。

企業であれば100周年を迎える老舗と設立10周年のベンチャー企業でも演出は異なります。いかに「らしさ」を表現するか？をきちんと考えたプランが必要です。

事前ＰＲで効果倍増

社員やそのご家族への事前告知の仕方によって参加率は大きく左右されます。
さらにもう一歩踏み込んで、「なぜこのイベントを行うのか？（イベントの意義）」「このイベントで期待している効果」を明確に伝えていくことで、次のステップに向けた社員の士気を高め、会社へのロイヤリティ向上も期待できます。

「飽きさせない」進行が重要

特に社員向けの周年イベントは長時間に渡るプログラムが多いため、飽きさせない内容を盛り込む必要があります。ゲーム大会など純粋に面白い企画を用意するだけではなく、プログラムの順序や休憩、食事のタイミングなどでメリハリを付けた進行が重要です。

「お迎え体制」に注力

実際に発生するトラブルの多くは、開場や受付時に起こることが多く、お迎えの段取りや事前アナウンスには十分配慮する必要があります。

来賓リスト作成や事前のアナウンスに始まり、お迎えする際のスタッフの立ち位置。さらに挨拶やお辞儀の姿勢に至るまで。また受付時や閉会、退場時の動線確保など、事前に検討し、準備しておくべき点は山ほどあります。そしてそれらすべては、運営マニュアルに落とし込み、誰でもわかるようにしておく必要があります。

ザ・コスモホールから

実はこのお客様は、ザ・コスモホールに相談される前、ホテルでの開催を検討していたようです。これまでの軌跡を振り返り、創業当時の様子を映像やスライドを使って大型スクリーンで見せたいという希望をお持ちでした。

ところが「実際に企画を進めてみると「ホールの使い方などホテル側の制約が多い」「設備をオプションで増やしていくとコストが合わない」などの課題がわかり、結局断念した、という経緯がありました。かといって「コストを削って華やかさが失われるのだけは避けたい」など、コスト面とイベント内容のバランスをどう取るか、頭を悩ませていらっしゃったのです。

ザ・コスモホールは高い天井高に巨大スクリーンと映像での演出やステージを使ったイベントに適した会場。しかも設備の多くが会場費に含まれていることから、ホテルと比較した際、総額でかなりコストを抑えることができたのが、会場決定のポイント。また、通常なら自分たちスタッフで準備したり当日動いたりしなければならない内容が、ザ・コスモホールのコンシェルジュやサービススタッフで大きくカバーできたことが一番大きかったようです。