ご利用事例｜学会・シンポジウム｜ホテルでのパーティー・宴会なら

ケース学会・シンポジウム
大きな状況変化にも対応できる会場はないものか？

そんな医療系学会が選択した商品発表会とは？

はじめに

ある医療関係の学会を毎年開催しているお客様をご紹介します。例年、ホテルフクラシア大阪ベイの「大講堂（348名収容）」で300名程度のご利用を頂いております。そろそろ次回のお打合せと思い、アポイントの上訪問したのですが、ご担当者様は何か浮かぬ顔をされています。

聞けば、会員100名増に伴い、今回は400名を収容できる会場が必要になったとのこと。例年、学会後の打ち上げは、分科会メンバーごとに分かれて自由に行っていたのですが、「今回からは一斉に集まって実施しよう」という話も出ているそうです。

したがって、「大講堂だといずれもちょっと厳しいね。慣れ親しんだホテルフクラシア大阪ベイとはいよいよこれが最後かもしれない」、ということだったのです。

ヒアリング

学会&パーティーをできるだけ同じ会場でやりたい。

まだ完成していなかったため、最大600名収容のザ・コスモホールをご存じなかったお客様。ただし、どの程度、ご要望に変更が生じたのか、ヒアリングを行ってから、ご満足いただけるご提案をすることにしました。

例年よりもさらにご要望が増えた…

海外からの参加者も多数いたため、これまで使用していた大講堂では3ヵ国語対応の同時通訳ブースも使用していました。まずこれは最低でも必要とのこと。さらにまた今回から映像を使ったステージ上でのプレゼンを行うため、できるだけ大きなスクリーンが欲しいというご要望でした。

シンポジウム修了後のパーティーは
実現できるのか？

当施設の大講堂は机が備え付けのため、パーティーはできません。400名のパーティーと言えば市内のホテルでも数が限られてきます。ましてコスト面などの条件が合うかについては、調べた限りではちょっと難しいとのこと。かといって一般的なレストランで400名収容というのはまずないため、「パーティーは見送ろうかと思っている」とのことでした。

ご提案

４００名収容の学会の会場が
パーティー会場に早変わり！

企画①最大６００名収容の巨大キャパシティ

ザ・コスモホールの総会場面積918㎡。天井高は関西エリアトップクラスの10mと開放感のあるホールの収容人数はスクール形式で400名と今回のお客様にぴったり。またホテルと比較しても、映像や音響機材の使用まで含めた見積りはかなりリーズナブル。お客様も一安心でした。

企画②巨大スクリーンでのスムーズなプレゼン

最大500インチ大型スクリーンと2万ルーメンという高性能プロジェクターの組み合わせにより、後席の方でも視認性が損なわれることはありません。学会のため、迫力ある映像や音響は必要ありませんでしたが、60代以上のお客様が多いため、「とても見やすかった」とお褒めの言葉を頂きました。

企画③シンポジウム修了後、わずかな時間でパーティー会場に変身

課題だった400名のパーティーですが、ザ・コスモホールをそのまま再び使った立食スタイルのパーティーをご提案しました。お客様は一旦退場し、別室やホワイエで軽いお飲み物をお召し上がり頂いている間に、パーティー会場として設営を実施。遠方からのお客様はその間に、宿泊室へチェックインをしていただきました。

わずかな間で準備を終え、お客様が再入場。先程と異なる装飾や会場の照明演出に「おぉ」という歓声が上がっていました。

スムーズな運営に大満足！

400名ものご来場者に対し、退場と再入場を短時間で実行するプランに、当初は「そんなにうまくいくのか？」との心配もあったようですが、ふたを開けてみれば混乱もなくスムーズな進行でご満足いただきました。

問題は、来年さらに会員が増えた際のプラン。スクール形式では400名ですがシアター形式なら600名収容できるため、デスクフリーでご不満や問題が生じないよう、今から企画を練っています。

企画のポイント

パーティーは量より味。高級路線で

イベントの命は盛況感。人のいないイベントは失敗したのも同じ。今回はスペースいっぱいにブースを設営、集客面に力を注いだことでいかに盛況感を演出。とはいえ高い天井高もあり圧迫感は出さないよう配慮しました。

移動の少ない会場選びが肝

ザ・コスモホールのあるホテルフクラシア大阪ベイには30超の大小様々な会議室があります。移動に時間がかからず、シンポジウム後の分科会でのご利用にとても便利です。また夜遅くまで会議をされる場合、そのまま会議室でお弁当を召し上がって頂けます。320ある客室での宿泊もお薦めです。

学会特有のルールをわきまえた対応

お見えになるお客様はお医者様であったり、大学の教授であったりと、サービス品質への感度が高い方ばかり。ザ・コスモホールでは、お客様との会話や笑顔、礼儀や身だしなみ、立ち振る舞いに至るまで、ホテルマンとして実績豊富なスタッフ陣が勢揃い。心温まるホスピタリティでお客様をしっかりサポートします。

ザ・コスモホールから

コスモホールでは学会・シンポジウムのご利用も多く、ホテルフクラシア大阪ベイ全体で見ればかなりのお手伝いを差し上げています。
そのため、学会ならではのご要望にも精通しており、例えば、学会ではよくある「ポスターセッション」や「事例発表会」がしやすいよう、会場内に各ポスターの貼り付け場所を設けてセクション名をつけ、名札の準備をするなど、事務局様とあうんの呼吸でサポートができます。
300名以上の学会やシンポジウムを考えている、あるいはパーティーとセットで実施したいお客様はぜひ一度ご相談頂ければと思います。

※上記に掲載した事例はお客様が特定されないよう編集を行っております。事実や実績に基づいておりますが、あくまで「よくあるモデルケース」としてご覧いただければ幸いです。

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